Vernieuwend organiseren

In het najaar werd ik door Bureau Herman gevraagd een presentatie te geven tijdens een eerste bijeenkomst van De Herman HUB, een professioneel kennisnetwerk voor eigenaren van een klein adviesbureau. Daar leerde ik Diane Guldemond en Tine Bardoel van Crux Organisatieadvies kennen met wie het direct klikte. Het klikte niet alleen op persoonlijk vlak maar ook inhoudelijk voelden we alle drie aan dat we elkaar konden aanvullen. Vrij snel daarna hebben we een dag gepland om onze vakgebieden naast elkaar te leggen en te onderzoeken waar eventuele overlap of gaten zaten. Beiden hebben we gevonden!
Behalve dat het uitwisselen van kennis en ervaringen verrijkend was, merkten we ook dat organisaties beter geholpen zouden zijn als we onze kennis meer combineren.
Gezamenlijk hebben we een blog geschreven en een bijbehorende figuur ontworpen. Het is een eerste resultaat van onze samenwerking en smaakt zeker naar meer!

De uitdagingen van vernieuwend organiseren binnen bestaande organisaties

Wat ons opvalt, is dat veel overheden en bedrijven op zoek zijn naar manieren om complexe opgaven van de grond te krijgen. Dat vraagt om binding, loyaliteit en commitment vanuit verschillende hoeken van de organisatie. Dat maakt het moeilijk te organiseren binnen bestaande structuren. De loyaliteit ligt bijvoorbeeld dikwijls bij het eigen team en het commitment is beperkt omdat het ‘eigen werk’ meestal voor gaat.  Overheden en bedrijven creëren daarom vaak andere wijzen van organiseren, denk aan community-building en programmamanagement. Deze worden meestal op de huidige structuur ‘geplakt’. Dit kan werken, maar dat vraagt wel om balans en zorgvuldigheid. In dit blog zoomen we in op community-building en waar je rekening mee moet houden als je dit wil introduceren binnen bestaande organisaties.

Community-building

De laatste decennia richten steeds meer organisaties hun aandacht op het faciliteren van informele verbindingen om eigenaarschap en betrokkenheid te vergroten. Dat gebeurt vaak onder de noemer community-building. Dit zorgt voor kennisoverdracht en biedt ruimte voor innovatie. En dat is nodig om complexe opgaven aan te kunnen.

Vaak gaat bij community-building vooral de aandacht uit naar de community zelf. En wat die nodig heeft om tot bloei te komen. Dat is al een kunst op zich. Een aspect dat minder aandacht krijgt, is dat het bouwen van een community een ingreep is in de bestaande ‘orde’ van de organisatie. Begrijpelijk want dit wordt vaak als dé kracht gezien van communities. Maar het blijft nog steeds nodig om niet alleen naar de community zelf te kijken; er moet ook rekening worden gehouden met de bestaande processen, hiërarchieën en belangen.

De impact van vernieuwend organiseren

De introductie van community-building binnen een bestaande organisatie heeft dus gevolgen. Het kan bijvoorbeeld leiden tot frictie: collega’s die niet participeren in de community kunnen belemmeringen tegenkomen in hun werk.  Bijvoorbeeld omdat de community verantwoordelijkheden overneemt zonder dat dit helder wordt afgestemd. Dit roept vragen op over het bestaansrecht van bepaalde rollen en afdelingen, en kan zorgen voor weerstand en onzekerheid. Bovendien zijn organisatiestructuren vaak niet ontworpen voor de nieuwe community, waardoor ze onvoldoende ondersteuning bieden. Dit resulteert dan in inefficiëntie en teleurstelling.

De noodzaak van bewust en zorgvuldig organiseren

Wanneer een organisatie besluit om te investeren in community-building, vraagt dit om bewustzijn en zorgvuldigheid. Naast kennis van community-building is hierbij kennis en ervaring vanuit een aantal invalshoeken behulpzaam:

• Systemisch kijken: De community binnen een organisatie staat niet op zichzelf. Het is daarom van belang om de community als deel van het geheel te zien. En de plek en het doel van de community binnen het geheel van de organisatie te bepalen. Een onmisbaar onderdeel is dat er sprake moet zijn van vitale uitwisseling met andere onderdelen in de organisatie.
• Organisatieontwerp: Het vormgeven van structuren, processen en rollen binnen de organisatie die community-building ondersteunen.
• Veranderkundige principes: De introductie van de community beschouwen als veranderproces waarin bijvoorbeeld belangen, weerstand en gedragsverandering een rol spelen.

Onze conclusie

Nieuwe vormen van organiseren binnen bestaande organisatiestructuren, zoals community-building, bieden kansen, maar dit is geen eenvoudige opdracht. Deze initiatieven grijpen in op bestaande processen, hiërarchieën en belangen, wat vraagt om een bewuste en zorgvuldige aanpak. Deze aanpak moet naar onze mening in ieder geval gestoeld zijn op de principes van systemisch kijken. Ook moet binnen het organisatieontwerp ruimte worden gemaakt voor de introductie van deze manier van organiseren, en veranderkundige principes moeten worden toegepast om recht te doen aan de verandering waar je mee te maken hebt. Zo ontstaat ruimte voor innovatie IN de staande organisatie. Het is daarom van essentieel belang dat organisaties bereid zijn te investeren in een proces van zorgvuldige transformatie.

In de volgende blogposts gaan we dieper in op hoe de verschillende invalshoeken helpend kunnen zijn om te komen tot een proces van zorgvuldige transformatie. Uit onze gesprekken van de afgelopen weken blijkt namelijk dat er veel kansen onbenut blijven, terwijl de kennis meestal wel aanwezig is! Wij hebben elkaar gevonden en willen daar ons steentje aan bijdragen.

Deze blog kwam tot stand in samenwerking met Diane Guldemond en Tine Bardoel van Crux Organisatieadvies