VNG

Vraag

De afdeling Communicatie van VNG Realisatie wilde richtlijnen en kaders opstellen voor het starten en beheren van (online) communities binnen de VNG organisatie. De afdeling is verantwoordelijkheid voor het beheer van onder andere het VNG-forum en Pleio omgevingen.
Alhoewel het forum vrij bekend is (20.000 leden) en actief wordt beheerd door een groep van zes beheerders viel op dat veel fora meer potentieel in zich hadden. Er werd weinig stilgestaan bij een aanpak waardoor veel fora of doodbloedden of veredelde maillijsten werden. Er miste een kader om op een gedegen manier het gesprek aan te gaan met deelnemers binnen een project. Een set aan regels die duidelijk maakte wat de mogelijkheden zijn en wat je als beheerder zou kunnen doen om een forum zo waardevol mogelijk te maken.

Vandaar de wens voor een beleidsdocument. Op basis van dit kader kon vervolgens een praktische ’toolbox’ worden ontwikkeld die medewerkers gebruiken bij de opzet en beheer van hun fora.

Beleidsdocument en workshops

Sense of Community heeft ondersteund bij het ontwikkelen van een beleidsdocument (2024). Hierin werden zaken beschreven zoals definities, community dynamiek, alternatieven, eigenaarschap, doel en resultaat, randvoorwaarden voor succes, kanalen en positionering, uitgangspunten voor community groei of opheffing en community management/beheer. Het document kwam iteratief tot stand in samenwerking met de opdrachtgever en werd tussendoor getoetst aan de hand van twee workshops met een kleine groep belanghebbenden. Tijdens de heidag voor de afdeling Communicatie is het beleid gepresenteerd.

Verdere stappen

In 2025 en daarna is de ondersteuning verder verdiept en verbreed, met een nadruk op de praktische implementatie en organisatorische positionering van community management binnen de VNG.

Zo heeft Sense of Community een groep communitybeheerders van het VNG-Forum samengebracht en een reeks intervisiesessies opgezet en begeleid. In deze sessies stond het uitwisselen van ervaringen centraal, evenals het gezamenlijk reflecteren op vraagstukken rondom activatie van deelnemers, rolopvatting van beheerders en het versterken van de waarde van communities. Hiermee is een eerste stap gezet richting het professionaliseren van communitybeheer als vakgebied binnen de organisatie.

Daarnaast is er een position paper ontwikkeld gericht op de positionering van community management binnen de VNG. In dit document is community ontwikkeling benaderd als onderdeel van bredere ledenbetrokkenheid en kennisdeling, en is uitgewerkt wat dit vraagt van de organisatie in termen van rollen, eigenaarschap en ondersteuning.

Als onderdeel hiervan is er ook een voorstel uitgewerkt voor een governancestructuur rondom community management, met als doel om duidelijkheid te creëren over verantwoordelijkheden en besluitvorming. Deze structuur biedt de directie handvatten om keuzes te maken over eigenaarschap, inrichting en doorontwikkeling van community management binnen de organisatie.
Met deze werkzaamheden is een beweging ingezet van ad hoc communitybeheer naar een meer samenhangende, strategisch gepositioneerde aanpak van community ontwikkeling en ledenbetrokkenheid binnen de VNG.