Uitdagingen voor een community of practice

De community of practice is binnen organisaties, maar ook tussen organisaties, misschien wel het meest voorkomende type community. Dat is ook niet zo vreemd want een community of practice draait bij uitstek om beroepspraktijk, inhoud, het delen van kennis en expertise. En idealiter draait het ook om het ontwikkelen en borgen van nieuwe kennis. En dit vormt de basis voor innovatie en het kunnen aangaan van complexe vraagstukken.

Toch wordt de community of practice in de praktijk vaak aangevlogen als een project of een kennisnetwerk. Op zich niets mis mee tot dat de verwachtingen zijn dat leden zelf verantwoordelijkheid nemen voor deze kennisdeling en een visie hebben voor de voortgang van de community.
Als de insteek vanaf de start niet specifiek gericht is op het ontwikkelen van een community dan zijn de intrinsieke drijfveren te weinig geidentificeerd, de missie niet gezamenlijk bepaald en lukt het ook niet om bijbehorend proactief gedrag te stimuleren. Dan wordt het trekken aan een dood paard.

Maar wat zijn dan die grootste uitdagingen bij een community of practice (CoP)?

Betrokkenheid en deelname

Het handhaven van een hoge mate van betrokkenheid en actieve deelname van de leden is bijna altijd een uitdaging. Sommige leden kunnen moeite hebben om zich gecommitteerd te voelen aan de community of vinden het lastig om tijd vrij te maken voor deelname, vooral als hun betrokkenheid niet direct resulteert in tastbare voordelen.

Om deze reden is het van belang vanaf het begin dit soort zaken te bespreken en soms, aan de hand van bijvoorbeeld een opstelling, de missie, de resultaten, de bottlenecks te kunnen duiden. Dit geldt voor individuele deelnemers maar ook voor de groep als geheel: kunnen we op elkaar bouwen?

Kennisdeling en samenwerking

Het bevorderen van effectieve kennisdeling en samenwerking tussen leden kan een uitdaging zijn, vooral als er sprake is van concurrentie, gebrek aan vertrouwen of moeilijkheden bij het delen van vertrouwelijke informatie.
Dit speelt vaker dan je denkt. Deelnemers kunnen vertegenwoordigers zijn van diverse organisaties en daardoor erg op hun hoede met betrekking tot wat ze wel/niet kunnen en willen delen.
Ook hier is het advies dit bij de start te bespreken en samen tot een way of working te komen. Wat kunnen we delen, wat moeten we delen om tot resultaat te kunnen komen. En hoe zorgen we voor een goede omgeving om dit te kunnen doen.
Wat dat betreft gaat vertrouwen hand in hand met het kunnen delen van vertrouwelijke informatie. En ook met het vraagstuk ‘wie laten we toe in de community’.

Leiderschap en begeleiding

Het vinden van capabele leiders en begeleiders die de community kunnen begeleiden, inspireren en ondersteunen kan een uitdaging zijn. Deze personen moeten in staat zijn om een stimulerende omgeving te creëren, deelname te bevorderen en conflicten effectief op te lossen.

Vaak zijn de deelnemers aan een community of practice erg van de inhoud. Echte experts. En dat terwijl elke samenwerking ook beslisvaardigheid en leiderschap nodig heeft om succesvol te zijn.

Het scheelt enorm als je dit soort vaardigheden bij je deelnemers kan vinden. Anders is de initiator van de CoP vaak diegene die die rollen op zich moet nemen. Dat zorgt er vervolgens voor dat de community zich te weinig ‘bemoeit’ met de processen die nodig zijn om de community waardevol te houden.

Technologie en infrastructuur

Het goed inzetten van middelen zoals kanalen, platformen en social media maar ook het bieden van de juiste infrastructuur voor communicatie, samenwerking en kennisdeling kan een uitdaging zijn, vooral als de leden verschillende technische vaardigheden hebben of als er beperkte middelen beschikbaar zijn.
Het delen van kennis kan natuurlijk altijd in bijeenkomsten gefaciliteerd worden. Maar wat gebeurt er tussen bijeenkomsten in? En wat gebeurt er met de output die is verzameld in de bijeenkomsten? Idealiter wordt deze op een centrale digitale) plek bijeengebracht waar alle leden er snel en makkelijk bij kunnen. Dit zorgt voor transparantie maar ook voor het makkelijk kunnen delen van deze nieuwe kennis met mensen buiten de CoP.

Aandacht besteden aan het doel en het belang van middelen, maar ook de begeleiding van het gebruik ervan, kan de ontwikkeling van de CoP een enorme boost geven.

Verandering en continuïteit

CoP’s kunnen te maken krijgen met veranderingen in de samenstelling van leden, de behoeften van de organisatie of de externe omgeving. Het handhaven van continuïteit en het omgaan met veranderingen kan een uitdaging zijn, vooral als er sprake is van weerstand tegen verandering of onzekerheid over de toekomst van de community.
Vooral wanneer het gaat om een CoP waar verschillende organisaties zijn aangehaakt, komt het regelmatig voor dat de deelnemers worden gestuurd vanuit de organisatie. Vaak zijn ze dan zelf te weinig op de hoogte van de missie van de CoP en niet intrinsiek gedreven om proactief te participeren. Om deze reden kunnen ze makkelijk bijeenkomsten of sessies overslaan of een collega in hun plaats sturen. Je kunt je voorstellen dat dit invloed heeft op het vertrouwen binnen de CoP en daarmee niet bijdraagt aan verbondenheid.

Meetbaarheid en impact

Omdat er doorgaans maar een summier plan van aanpak wordt opgesteld voor CoP’s, is het meten van de impact en het succes ook een uitdaging. Het delen en ontwikkelen van kennis is lastig te kwantificeren.

Prestatie-indicatoren en het effectief meten van de voortgang zou eerst gericht moeten zijn op het gedegen ontwikkelen van de community (aantal betrokken organisaties, aantal actieve leden, aantal thema’s, discussies) en vervolgens op de impact die de CoP maakt. Denk dan aan: opgeloste vraagstukken, gepubliceerde kennis etc.

Al deze uitdagingen vereisen een combinatie van strategische planning, effectief leiderschap, continue betrokkenheid van de leden, en flexibiliteit om te reageren op veranderende omstandigheden.

De grap is dat wanneer een CoP echt behandeld zou worden als een project er waarschijnlijk meer rekening gehouden zou worden met bovenstaande voorwaarden.
In de praktijk zie ik echter vaak dat de verwachting is dat een CoP een zelfsturend en zelfreinigend geheel is waar dit soort randvoorwaarden veel minder gelden. Het tegendeel is waar.